Desde mayo de 2019, registrar la jornada dejó de ser una recomendación para convertirse en una obligación para todas las empresas españolas. Siete años después, seguimos encontrando compañías que cumplen con una hoja de cálculo que rellena administración el viernes por la tarde. Esa hoja no sirve, y en 2026 va a servir todavía menos.
Este artículo repasa qué exige exactamente la norma, qué debe contener el registro, cuánto hay que conservarlo, qué se está sancionando y qué cambia con la reforma que se está tramitando.
De dónde viene la obligación
La obligación nace del Real Decreto-ley 8/2019, que dio nueva redacción al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Su texto es corto y conviene leerlo despacio, porque cada palabra tiene consecuencias:
La empresa debe garantizar el registro diario de jornada, que incluirá el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora. Y añade que la empresa conservará los registros durante cuatro años, permaneciendo a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Tres obligaciones en una sola frase: registrar a diario, registrar horas concretas y conservar cuatro años a disposición de tres destinatarios distintos.
A quién afecta: prácticamente a todos
Es la pregunta más frecuente y la respuesta decepciona a quien busca una escapatoria. La obligación alcanza a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo.
No hay umbral de plantilla. Una empresa de tres personas tiene la misma obligación que una de trescientas. Tampoco quedan fuera los trabajadores a tiempo parcial, ni los que tienen jornada flexible, ni los que trabajan a distancia, ni los comerciales que no pisan la oficina.
Sí existen regímenes especiales y particularidades para determinadas relaciones laborales y colectivos con jornada singular. Esos matices dependen del convenio aplicable y conviene confirmarlos con su asesor, pero son la excepción, no la regla.
Qué tiene que contener el registro
La norma exige el horario concreto de inicio y finalización. En la práctica, un registro que aguanta una revisión recoge:
- Identificación inequívoca de la persona trabajadora.
- Fecha de cada jornada, día a día, sin agrupar semanas ni meses.
- Hora concreta de inicio y de fin, no la jornada teórica del contrato.
- Las pausas, en la medida en que su convenio las considere tiempo de trabajo o no. Este punto genera muchísima discusión y se resuelve mirando el convenio, no el software.
- Trazabilidad de las correcciones: quién modificó un fichaje, cuándo y por qué.
Ese último punto no aparece literalmente en el artículo 34.9, pero es lo que separa un registro creíble de uno que no prueba nada. Un archivo que cualquiera puede editar sin dejar rastro pierde valor justo en el momento en que hace falta.
Los cuatro años, y por qué no son negociables
El plazo de conservación de cuatro años no es caprichoso: coincide con el plazo de prescripción de las infracciones en el orden social previsto en la LISOS. Es decir, el registro debe seguir disponible durante todo el tiempo en que aún pueden reclamarle.
Esto tiene una consecuencia práctica que mucha gente pasa por alto: si cambia de proveedor de software, los datos de los cuatro años anteriores siguen siendo su obligación, no la del proveedor saliente. Antes de firmar con nadie, pregunte cómo se exportan los datos y en qué formato. Es la pregunta que menos se hace y la que más problemas da después.
Qué se sanciona y cuánto
No llevar el registro, no conservarlo el tiempo exigido o no poder presentarlo íntegro ante una inspección se considera infracción grave conforme a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
Las cuantías se mueven en esta horquilla:
- Infracción leve: entre 70 y 750 euros.
- Infracción grave, que es la que se aplica habitualmente al registro de jornada: entre 751 y 7.500 euros.
El detalle que suele pasarse por alto: la sanción puede aplicarse por cada trabajador afectado. En una plantilla de veinte personas, eso convierte una cifra aparentemente asumible en un problema serio. Y el importe concreto dentro de la horquilla depende de la gravedad, del número de afectados y de si hay reincidencia.
Los importes y criterios se actualizan periódicamente, así que confirme la cuantía vigente con su asesor antes de hacer cuentas.
Lo que viene: el registro horario digital
Durante 2026 se está tramitando una reforma que convierte el formato digital en la única vía válida. Los requisitos que se manejan son exigentes y conviene conocerlos ya, porque condicionan cualquier compra que haga ahora:
- Registro electrónico, con el papel y la hoja de cálculo fuera de juego.
- Inmutabilidad y trazabilidad: cualquier modificación debe dejar rastro de quién la hizo, cuándo y por qué.
- Acceso remoto para la Inspección de Trabajo, sin requerimiento previo y sin que la empresa tenga que preparar nada.
- Acceso de la persona trabajadora a sus propios datos.
- Conservación mínima de cuatro años, que se mantiene.
Ese tercer punto es el más disruptivo. Pasar de "le enseño el registro cuando me lo pida" a "puede consultarlo cuando quiera sin avisarme" cambia por completo lo que se le exige a un sistema. Una carpeta compartida no cumple eso de ninguna forma.
Una advertencia importante: a fecha de redacción de este artículo la reforma sigue en tramitación y sus plazos y requisitos definitivos pueden variar. No tome decisiones basándose en este resumen sin confirmar el estado actual con su asesor laboral. Lo que sí es seguro es la dirección: hacia sistemas digitales, trazables y consultables en remoto.
Los cinco fallos que más nos encontramos
Después de bastantes implantaciones, los problemas se repiten con una regularidad asombrosa:
- Registrar el horario teórico en lugar del real. Si el sistema anota "de 9 a 18" para todo el mundo todos los días del año, no está registrando: está copiando el contrato. Es lo primero que salta a la vista de cualquiera que revise estos datos.
- Rellenar a posteriori. Un parte que se completa el viernes de memoria es una estimación, no un registro. Y una estimación no prueba nada, ni a favor de la empresa ni del trabajador.
- Olvidar a quien no pisa el centro. Comerciales, técnicos en ruta y personal en teletrabajo tienen exactamente la misma obligación de registro.
- No poder entregarlo en el momento. Si hay que "prepararlo", es que no existía como tal.
- Guardar los datos y no mirarlos nunca. El registro sirve para detectar desviaciones a tiempo. Si nadie lo revisa, el problema se descubre cuando ya es una demanda con cuatro años de horas acumuladas detrás.
Cómo cumplir sin que sea una carga diaria
La clave es que el registro se produzca solo, como efecto secundario de algo que la persona ya hace. En la práctica hay tres escenarios y lo normal es combinarlos:
Personal en centro fijo. Un reloj de fichar en la entrada resuelve el registro sin que nadie tenga que acordarse de nada. La lectura tarda menos de un segundo y el dato queda anotado con la hora real.
Varios centros o delegaciones. Aquí lo importante no es el terminal, sino que todos vuelquen al mismo sitio. Un sistema por sede significa que alguien cuadra datos a mano cada mes. Es lo que resuelve el control de presencia en la nube: se consulta desde cualquier navegador y no obliga a mantener servidor propio.
Personal desplazado o en remoto. Fichaje desde aplicación o navegador, con las mismas garantías que el terminal físico y volcando al mismo sistema que el resto.
Sobre la tecnología del terminal, un aviso: si está pensando en huella o reconocimiento facial, léase antes el criterio de la AEPD, porque desde finales de 2023 la biometría para control horario ordinario tiene un encaje muy difícil. Lo explicamos en detalle en nuestro artículo sobre si es legal fichar con huella o reconocimiento facial.
Antes de poner nada en marcha
Dos pasos que evitan la mayoría de los conflictos y que cuestan una reunión:
- Informe a la plantilla y a su representación legal antes de instalar, explicando qué se registra, qué no se registra y para qué se usa. La mayoría de los problemas que hemos visto no venían del sistema, sino de haberlo puesto sin avisar.
- Deje por escrito las reglas de detalle: márgenes de tolerancia a la entrada y salida, tratamiento de las pausas, procedimiento para corregir un fichaje olvidado y quién revisa los saldos. Si esas reglas no están escritas antes, el sistema no resolverá los conflictos: los documentará.
Antes de decidir
La normativa de registro de jornada está en revisión y los importes, plazos y requisitos concretos pueden cambiar. Confirme el detalle vigente aplicable a su empresa con su asesor laboral y con las fuentes oficiales —el Ministerio de Trabajo publica una guía específica sobre el registro de jornada— antes de dar por bueno un sistema o de cerrar una compra.
Si quiere que revisemos qué tiene montado hoy y qué le faltaría para llegar preparado a la reforma, cuéntenos su caso: cuántas personas, cuántos centros y cómo trabajan. Llevamos desde 2007 dedicados a esto y en la mayoría de casos no hace falta tirar nada, solo añadir la pieza que falta.