Durante años, cumplir con el registro horario ha significado para muchas empresas tener un archivo guardado en alguna carpeta por si alguien lo pide. Esa etapa se está acabando. Durante 2026 se tramita una reforma que convierte el formato digital en la única vía válida, con requisitos técnicos que una hoja de cálculo no puede cumplir de ninguna manera.
Conviene entender qué se exige y por qué, porque condiciona cualquier compra que haga a partir de ahora.
Qué se está exigiendo
Los requisitos que se manejan en la tramitación son estos:
- Registro electrónico. El papel y la hoja de cálculo quedan fuera.
- Inmutabilidad y trazabilidad. Cualquier modificación debe dejar un rastro que identifique quién la hizo, cuándo y por qué. No se prohíbe corregir: se prohíbe corregir en la sombra.
- Acceso remoto para la Inspección de Trabajo, sin requerimiento previo y sin que la empresa tenga que preparar ni enviar nada.
- Acceso de la persona trabajadora a sus propios registros.
- Conservación mínima de cuatro años, que se mantiene respecto a la norma actual.
Aviso importante: a fecha de redacción de este artículo la reforma sigue en tramitación y los plazos y requisitos definitivos pueden variar. No tome decisiones basándose únicamente en este resumen; confirme el estado vigente con su asesor laboral. Lo que sí está claro es la dirección del cambio.
El requisito que lo cambia todo: el acceso remoto
De los cinco puntos, este es el disruptivo. Pasar de "le enseño el registro cuando me lo requiera" a "puede consultarlo cuando quiera sin avisarme" transforma por completo lo que se le exige a un sistema.
Piénselo en términos prácticos. Hoy, si llega un requerimiento, usted tiene margen para exportar, revisar, ordenar y entregar. Con acceso remoto, el registro se ve tal cual está en cada momento. Todo lo que estuviera pendiente de cuadrar, deja de estarlo a la vista.
Una carpeta compartida, un archivo en el ordenador de administración o un programa instalado en un PC de la oficina no cumplen esto de ninguna forma.
Por qué la hoja de cálculo ya no sirve
Es el sistema más extendido en pymes y el más frágil, y falla en los tres requisitos técnicos a la vez:
- No es inmutable. Cualquiera con acceso cambia una celda sin dejar huella. No hay forma de demostrar cuándo se escribió cada dato ni quién lo escribió.
- No es trazable. No existe historial de cambios utilizable como prueba.
- No es accesible en remoto ni por la Inspección ni por el trabajador.
A eso se suma un problema de gestión que aparece en cuanto la empresa crece: no escala a varios centros. Con dos sedes aparecen dos hojas con criterios distintos, y a final de mes alguien las cuadra a mano. Con cinco sedes, ese alguien dedica días.
Las siete preguntas que evitan comprar dos veces
Si va a cambiar de sistema, estas son las preguntas que conviene hacerle a cualquier proveedor antes de firmar:
- ¿Puedo obtener el registro de un periodo cualquiera en menos de un minuto? Si la respuesta implica exportar, cruzar y montar, no está listo.
- ¿Queda constancia de las correcciones, con autor, fecha y motivo? Pida ver esa pantalla, no que se lo cuenten.
- ¿Puede cada persona consultar sus propias horas? Además de ser una garantía legal, reduce drásticamente las discusiones.
- ¿Se puede dar acceso de consulta a un tercero sin darle capacidad de modificación?
- ¿Funciona igual para quien no pisa la oficina? Si necesita un sistema aparte para comerciales o teletrabajo, tendrá dos problemas en vez de uno.
- ¿De quién son los datos y cómo los recupero si me voy? En qué formato exportable y con qué antelación. Recuerde que la obligación de conservar cuatro años es suya, no del proveedor.
- ¿Qué pasa si se cae la conexión? Un terminal que no puede fichar sin internet deja a la plantilla parada en la puerta.
Esa sexta pregunta es la que menos se hace y la que más disgustos evita. Hemos visto empresas atrapadas con un proveedor porque cambiar significaba perder el histórico.
Cómo dar el paso sin rehacerlo todo
La transición no tiene por qué ser traumática. El orden que funciona es este:
Primero, el punto de captura. Que el fichaje se produzca solo, en la entrada del centro, con un reloj de fichar o el terminal que encaje con su instalación. Sin un dato fiable en origen, todo lo demás sobra: un panel de informes precioso alimentado con datos inventados sigue siendo inútil.
Segundo, la centralización. Que todos los centros vuelquen al mismo sitio, para que consultar el registro sea abrir una pantalla y no recopilar ficheros. Es lo que resuelve el control de presencia en la nube: se consulta desde cualquier navegador, cubre el requisito de acceso remoto por definición y no obliga a mantener un servidor propio ni a hacerle copias de seguridad.
Tercero, los informes y avisos. Cuando el dato ya es fiable y está junto, empieza lo verdaderamente útil: ver desviaciones por departamento, detectar acumulación de horas y avisar antes de que alguien se acerque al límite anual. Eso es lo que aporta el software de AutoNET Press.
El error de empezar por el final
Vemos con frecuencia empresas que contratan primero una plataforma vistosa de informes y luego descubren que el dato de entrada sigue siendo malo, porque nadie ficha o porque se ficha cuando uno se acuerda. Los informes salen igual de bonitos y siguen sin servir para nada.
El orden correcto es el contrario: primero que el dato sea cierto, después que sea cómodo de consultar.
Una advertencia sobre la tecnología del terminal
Si al modernizar el sistema está pensando en huella o reconocimiento facial porque "es lo más moderno", conviene parar. Desde la guía de la AEPD de noviembre de 2023, la biometría para control horario ordinario tiene un encaje muy difícil, y las sanciones publicadas por este motivo van de los 12.000 a los 200.000 euros.
Sería absurdo resolver un problema de registro de jornada y abrirse otro de protección de datos. Lo detallamos en si es legal fichar con huella o reconocimiento facial y repasamos las alternativas en fichaje sin datos biométricos.
Antes de decidir
Las exigencias concretas sobre formato, conservación, acceso y plazos de adaptación pueden cambiar durante la tramitación. Confirme el detalle vigente con su asesor laboral y con las fuentes oficiales antes de cerrar una compra.
Si quiere que valoremos qué parte de su sistema actual se puede aprovechar, cuéntenos su situación. En bastantes casos no hace falta tirar nada: basta con añadir la pieza que falta y reconfigurar lo que ya tiene.