Si ha llegado a la conclusión de que la biometría le complica más de lo que le resuelve —y desde la guía de la AEPD de noviembre de 2023 esa es la conclusión razonable para el control horario ordinario—, la pregunta siguiente es obvia: ¿con qué la sustituyo sin perder fiabilidad?
Hay tres alternativas maduras. La mayoría de empresas cumplen de sobra con la primera. Vamos a ver qué se gana y qué se pierde con cada una, y a desmontar de paso la objeción de siempre.
Tarjeta o llavero de proximidad
Es el sistema más extendido en control horario y el que resuelve la inmensa mayoría de los casos. La persona acerca la tarjeta al lector y el fichaje queda registrado en menos de un segundo.
A favor:
- No trata ningún dato sensible. Ni categoría especial, ni evaluación de impacto obligatoria por ese motivo, ni riesgo de sanción por biometría.
- Lectura inmediata, lo que importa cuando entran cuarenta personas a la misma hora.
- Funciona con guantes, con las manos sucias, mojadas o con cortes, situaciones donde un lector de huella falla sistemáticamente. En industria, alimentación, construcción o limpieza esto no es un detalle: es lo que decide si el sistema se usa o se sabotea.
- La misma credencial sirve para fichar y para abrir puertas, con lo que un alta y una baja bastan para todo.
- Baja inmediata. Cuando alguien se va, se anula la tarjeta y se acabó.
En contra: la tarjeta se puede prestar, y hay coste de reposición cuando se pierde, aunque hablamos de importes menores.
Puede ver los modelos disponibles en nuestros relojes de fichar.
Código personal en teclado
Cada persona tiene su código y lo teclea al entrar y al salir. Sin tarjetas que gestionar y sin nada que llevar encima.
A favor: coste mínimo, cero logística de credenciales y una resistencia física muy superior. Es la opción natural en exteriores, obras y entornos donde el material sufre. El terminal KeyPad Prox está pensado justamente para eso: antivandálico y para intemperie, con opción de teclado o tarjeta de proximidad.
En contra: es más lento que la tarjeta —hay que teclear— y eso se nota en turnos numerosos entrando a la vez. Y los códigos se comparten con la misma facilidad que las tarjetas, con el agravante de que no se pueden "dejar olvidados en casa", así que se prestan sin fricción.
Fichaje desde aplicación o navegador
La persona marca su entrada desde el móvil o el ordenador. Es la única opción viable para quien no pasa por un centro de trabajo fijo.
A favor: no requiere instalar hardware, cubre teletrabajo y personal desplazado, y permite que cada uno consulte sus propias horas —lo que reduce muchísimo las discusiones y además es una garantía prevista en el propio artículo 34.9—. Es lo que resuelve el control de presencia en la nube.
En contra: depende de que la persona se acuerde, lo que en planta funciona bastante peor que un terminal en la puerta. Y conviene tener claro qué se registra: la jornada, no la ubicación permanente. Recuerde además que la empresa debe facilitar los medios sin coste para el trabajador.
La objeción de siempre: "se prestarán las tarjetas"
Merece una respuesta honesta, porque es el argumento con el que se vendieron miles de terminales de huella.
Primero, el problema de fondo no es tecnológico. En una empresa donde alguien ficha por un compañero hay un problema de organización y de supervisión que un lector de huella no arregla: lo esconde. Si nadie se da cuenta de que una persona no está en su puesto durante dos horas, el terminal no es la pieza que falla.
Segundo, hay controles cruzados que funcionan muy bien. Cuando el fichaje y el control de accesos comparten la misma credencial y el mismo sistema, las incoherencias saltan solas: alguien que consta trabajando pero no ha pasado por ninguna puerta interior en toda la mañana, o dos lecturas de la misma tarjeta en puntos incompatibles.
Tercero, existe la doble verificación cuando de verdad hace falta: tarjeta más código personal en el mismo terminal. Sube algo la fricción, pero resuelve el préstamo sin entrar en datos sensibles.
Y cuarto, un dato incómodo: un terminal de huella tampoco impide que alguien fiche y se marche. Solo garantiza que quien puso el dedo era esa persona en ese instante.
Cuál elegir, en la práctica
Después de bastantes instalaciones, el criterio que mejor funciona:
- Un centro con entrada única y plantilla estable → tarjeta de proximidad. Sin más vueltas.
- Exterior, obra o ambiente duro → teclado antivandálico, o tarjeta con lector preparado para intemperie.
- Comerciales, técnicos de campo o teletrabajo → aplicación.
- Plantilla mixta, el caso más común hoy → terminal en el centro y aplicación para el resto, volcando ambos al mismo sistema.
Ese último punto es el que más se descuida y el que más trabajo administrativo genera después. Dos sistemas que no se hablan significan que alguien cuadra datos a mano cada mes, y ahí es donde aparecen los errores.
Si ya tiene terminales de huella instalados
No dé por hecho que hay que tirarlos. Muchos terminales biométricos leen también tarjeta de proximidad, y en bastantes instalaciones la migración ha consistido en cambiar el modo de funcionamiento del equipo y repartir credenciales, sin sustituir un solo aparato.
El orden razonable:
- Compruebe qué modos admite el equipo que tiene.
- Averigüe qué datos hay almacenados y dónde, para poder suprimir las plantillas biométricas cuando deje de usarlas.
- Informe a la plantilla y a su representación legal del cambio, por escrito.
- Documente la decisión: es la prueba de diligencia si alguien pregunta por el periodo anterior.
¿Y si de verdad necesito biometría?
Existe ese caso y no hay que descartarlo por principio. Cuando lo que está en juego no es contar horas sino impedir físicamente el paso a una zona restringida —un laboratorio, una cámara con producto sensible, un almacén de material peligroso, un centro de proceso de datos—, hay un riesgo objetivo que proteger, la población afectada es mucho menor y la justificación es incomparablemente más sólida.
Lo habitual en esos proyectos es separar las dos cosas: tarjeta para el control horario de toda la plantilla y control reforzado solo en los puntos donde se justifica, con su evaluación de impacto correspondiente. Puede ver las opciones en sistemas de control de accesos y en los terminales biométricos.
Antes de decidir
La elección del sistema tiene implicaciones en protección de datos que dependen de su caso concreto. Consulte las guías de la Agencia Española de Protección de Datos y a su asesor antes de implantar o de retirar nada, y guarde el análisis por escrito.
Si quiere que le digamos con franqueza qué necesita y qué no —incluida la posibilidad de aprovechar los equipos que ya tiene—, cuéntenos su caso: cuántas personas, cuántos centros, qué terminales tiene y en qué condiciones se trabaja.