Un almacén logístico tiene un problema de control horario que no se parece al de una oficina: la plantilla cambia constantemente. Personal de campaña, empresas de trabajo temporal, turnos que se solapan, transportistas que entran y salen todo el día y un muelle de carga por el que pasa gente que no trabaja para usted.
Vamos a ver cómo se ordena sin frenar la operativa, que en logística es lo único que no se puede tocar.
El reto de fondo: la rotación
En una campaña de Navidad o de rebajas, una plantilla de 40 personas puede pasar a 120 en dos semanas. Eso pone a prueba dos cosas que en otros sectores no se notan:
- La velocidad de alta. Si dar de alta a una persona lleva diez minutos, incorporar 80 son trece horas de trabajo administrativo. Si lleva treinta segundos, son cuarenta minutos.
- La velocidad de baja. Terminada la campaña, hay que anular 80 credenciales. Si no se hace, el año que viene tendrá 80 tarjetas vivas sin dueño.
Por eso en logística recomendamos casi siempre llaveros en lugar de tarjetas impresas: cuestan algo más por unidad, pero no requieren impresora ni personalización, aguantan mucho mejor el uso y se reutilizan de campaña en campaña.
Dónde poner el punto de fichaje
La regla es la misma que en cualquier sector, pero aquí el coste del error se multiplica: ponga el terminal donde la gente ya pasa, normalmente en el acceso de personal junto a vestuarios.
Haga el cálculo antes de decidir: con 120 personas por turno, si fichar supone un rodeo de tres minutos, son seis horas de trabajo perdidas cada día. Y si además se forma cola porque hay un solo lector, la gente empieza a fichar por otros o a no fichar.
Dos consecuencias prácticas:
- Duplique lectores en el acceso principal si entran más de 50 personas a la vez. El coste de un lector adicional es ridículo frente a la cola.
- Elija tecnología rápida. Una tarjeta de proximidad se lee en menos de un segundo; un teclado con código, no. Y un lector de huella con las manos frías de una cámara frigorífica, menos aún.
Frío, polvo y guantes
Si su almacén tiene cámara de congelado o refrigerado, esto condiciona la elección más que cualquier otra cosa. El personal trabaja con guantes gruesos y las manos frías, y en esas condiciones un lector biométrico de huella es directamente inviable.
A eso se suma el criterio de la AEPD desde noviembre de 2023, que hace muy difícil justificar la biometría para el control horario ordinario. Lo detallamos en fichaje sin datos biométricos.
En zonas de polvo o a la intemperie —muelles abiertos, playas de carga—, el equipo debe estar preparado: protección frente a polvo y agua, y resistencia a golpes. Un lector de oficina en un muelle dura una campaña.
El muelle: el punto sin control
Es el agujero clásico. Por el muelle entran transportistas, mozos de otras empresas, personal de agencias y repartidores. En la mayoría de almacenes nadie registra nada.
Eso importa por tres motivos: seguridad de la mercancía, coordinación de actividades empresariales si hay un accidente, y recuento en caso de evacuación.
Lo que funciona:
- Separar el circuito de transportistas del de personal, con una zona de espera propia y sin acceso libre a la nave.
- Credencial temporal que caduca el mismo día para quien deba entrar.
- Control de acceso de vehículos en la entrada al recinto, que además le da la hora exacta de llegada de cada camión: un dato operativo valioso para gestionar muelles y penalizaciones. La comparativa entre leer matrículas o usar teletag está en acceso de vehículos: matrícula o teletag.
Las zonas que conviene separar
- Acceso de personal y vestuarios: toda la plantilla.
- Nave general y pasillos de picking.
- Zona de alto valor. Casi todos los almacenes tienen una: electrónica, cosmética, tabaco, farmacia. Aquí el control se justifica solo.
- Cámaras de frío, donde además hay riesgo por permanencia.
- Zona de devoluciones, que es donde más descuadres aparecen.
- Sala de carga de baterías de carretillas, con riesgo específico.
- Oficinas y sala técnica.
El diseño por zonas y perfiles, en lugar de puerta a puerta, lo desarrollamos en cómo diseñar los permisos de acceso.
Turnos: lo que hay que configurar bien
- Turno de noche que cruza la medianoche, sin partirlo en dos jornadas.
- Relevos solapados, donde durante media hora hay dos turnos dentro.
- Personal de ETT, cuya jornada registra la empresa usuaria o la ETT según el caso: conviene tenerlo claro con su asesor antes de configurar nada.
- Horas de campaña, que se acumulan rápido y que hay que vigilar frente al límite anual de 80 horas extraordinarias del artículo 35 del Estatuto. Lo tratamos en cómo registrar las horas extra.
Lo que se gana, más allá de cumplir
- Coste real por campaña, con horas efectivas en lugar de estimaciones.
- Dimensionar el turno siguiente con datos: cuánta gente hizo falta de verdad y en qué franjas.
- Trazabilidad en la zona de alto valor, que es lo que corta las mermas.
- Hora exacta de entrada y salida de cada camión, útil para gestionar muelles y reclamaciones.
- Recuento inmediato en una evacuación, con externos incluidos.
Y si además controla la producción
Muchos centros logísticos van más allá del fichaje y quieren imputar tiempos a tareas: preparación de pedidos, reposición, inventario. Ahí la misma credencial y un terminal con lector de código de barras permiten saber cuánto cuesta realmente cada operación, con la misma lógica que explicamos en el coste real de una orden de fabricación.
Si quiere valorar su caso, cuéntenos cómo es su almacén: cuántas personas por turno, si hay campañas, si tiene frío y cuántos camiones entran al día.