Control horario laboral: qué es y cómo llevarlo en su empresa
El control horario laboral es el sistema con el que una empresa registra a qué hora empieza y termina la jornada de cada trabajador y, a partir de ahí, calcula las horas trabajadas, las horas extra, los retrasos y las ausencias. Desde 2019 el registro diario de jornada es obligatorio para todas las empresas en España, sea cual sea su tamaño, así que la pregunta ya no es si hay que llevarlo, sino cómo hacerlo para que sea fiable y no cueste horas de trabajo cada mes.
En esta guía le explicamos qué exige la norma, qué debe recoger un buen registro, las distintas formas de llevarlo (papel, reloj de fichar, app móvil o software) y cómo implantarlo paso a paso. Al final encontrará cómo lo resolvemos en Neikom con nuestros terminales y el software AutoNET 13.
Qué es el control horario y en qué se diferencia del control de presencia
Se usan casi como sinónimos, pero no son exactamente lo mismo. Conviene distinguirlos porque cada uno resuelve una necesidad distinta y muchas empresas acaban necesitando los tres:
| Concepto | Qué responde | Ejemplo |
|---|---|---|
| Registro de jornada | ¿A qué hora empezó y terminó cada trabajador cada día? | Ana entró a las 8:02 y salió a las 15:05. |
| Control horario | ¿Ha cumplido su horario? ¿Cuántas horas ha hecho y cuántas extra? | Ana tenía de 8:00 a 15:00: 7 h teóricas, 7 h 03 min reales, sin horas extra. |
| Control de presencia | ¿Quién está ahora en la empresa y quién falta? | A las 10:00 hay 42 personas dentro, 2 de vacaciones y 1 de baja. |
| Control de accesos | ¿Quién puede entrar por cada puerta y a qué hora? | El almacén solo se abre al personal de logística de 6:00 a 22:00. |
El registro de jornada es la obligación legal mínima; el control horario es lo que le saca partido a esos fichajes para la nómina y la organización. Si su interés es saber quién está dentro en cada momento, vea nuestra página de control de presencia para empresas; si además quiere gestionar puertas, la de control de accesos.
Qué exige la ley sobre el control horario
El marco básico está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, que entró en vigor el 12 de mayo de 2019. En resumen, obliga a:
- Registrar cada día el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.
- Organizar el registro mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal de los trabajadores.
- Conservar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
A esto se suman dos obligaciones que ya existían: las horas extraordinarias deben registrarse día a día y totalizarse en el periodo de pago, entregando copia del resumen al trabajador (artículo 35.5 del Estatuto), y en los contratos a tiempo parcial la jornada se registra día a día y se totaliza mes a mes, con copia del resumen junto al recibo de salarios (artículo 12.4.c). No llevar el registro de jornada está tipificado como infracción grave en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS).
La norma no impone un sistema concreto: vale cualquiera que sea fiable, objetivo y que no se pueda manipular después. El Gobierno ha anunciado además un registro horario digital obligatorio; le contamos su estado y cómo prepararse en registro horario digital: qué cambia y cómo prepararse. Para el detalle de todas las obligaciones, lea registro de jornada: qué obliga la ley y cómo cumplirla, y si le preocupa una visita, qué revisa la Inspección de Trabajo.
Qué debe recoger un buen registro de jornada
- Identificación de la persona y de su centro de trabajo.
- Hora de inicio y de fin de cada jornada, con las pausas que no computan como trabajo efectivo si su convenio lo prevé (la comida en jornada partida, por ejemplo).
- Incidencias justificadas: médico, formación, viaje, permiso retribuido, vacaciones o baja, para que una ausencia no parezca un incumplimiento.
- Horas extraordinarias separadas de las ordinarias y totalizadas en cada periodo de pago.
- Trazabilidad de las correcciones: si se corrige un olvido, debe quedar quién lo cambió, cuándo y por qué.
- Acceso del trabajador a sus propios registros y entrega de informes a la empresa, a los representantes o a la Inspección cuando los pidan.
Formas de llevar el control horario: ventajas e inconvenientes
| Método | Ventajas | Inconvenientes | Para quién |
|---|---|---|---|
| Hoja de papel o Excel | Sin inversión inicial | Fácil de rellenar a posteriori; sumar horas a mano; poco fiable ante una inspección | Solo como solución temporal en microempresas |
| Reloj de fichar (tarjeta, huella o facial) | Registro objetivo en el momento; rápido; sin depender del móvil | Hay que instalarlo en cada centro | Empresas con oficina, tienda, taller o nave |
| App de fichaje en el móvil | Ficha donde esté el trabajador, con ubicación opcional | Depende del teléfono y de la cobertura | Comerciales, técnicos, obra y teletrabajo |
| Software de control horario | Calcula horas, extras e incidencias; informes para la gestoría | Necesita configurar horarios y calendarios al principio | Cualquier empresa que quiera sacar partido a los fichajes |
Lo habitual es combinar varios: relojes de fichar en los centros, la app para quien trabaja fuera y un software que lo une todo. Si en su empresa se trabaja a distancia, le interesa cómo registrar la jornada en teletrabajo.
App AutoNET Press V2: entrada y salida, salida con incidencia, ubicación opcional y consulta de los propios marcajes.
Cómo se configura un control horario
Un software de control horario no se limita a guardar fichajes: necesita saber qué horario le tocaba a cada persona cada día para poder decir si llegó tarde o hizo horas extra. En AutoNET 13 eso se consigue combinando tres piezas:
- Calendario: marca qué tipo de día es cada día del año (laborable, festivo, vacaciones, cierre).
- Turno: agrupa a quienes trabajan igual (mañana, tarde, noche, jornada partida).
- Horario: para cada turno y tipo de día, las horas de entrada y salida, las pausas, los márgenes de cortesía y los redondeos.
Con eso el sistema admite cualquier organización: jornada continua, partida, flexible con franja fija, turnos rotativos de mañana, tarde y noche, horario de verano o calendarios distintos por centro y por convenio.
Calendario + tipo de día + turno = horario: así sabe el sistema cuántas horas debe trabajar cada persona cada día.
Ejemplo: horas extra calculadas sin discusiones
Un comercial de distribución tiene un horario de 8:00 a 17:00 con una hora para comer: 8 horas teóricas al día, 40 a la semana. En una semana ficha así:
| Día | Entrada | Salida comida | Vuelta | Salida | Horas reales | Diferencia |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lunes | 7:58 | 13:00 | 14:00 | 17:02 | 8 h 04 min | +0 h 04 min (dentro del margen) |
| Martes | 8:12 | 13:00 | 14:00 | 17:00 | 7 h 48 min | −0 h 12 min (retraso) |
| Miércoles | 8:00 | 13:00 | 14:10 | 19:05 | 9 h 55 min | +1 h 55 min |
| Jueves | 7:59 | 13:00 | 13:58 | 17:01 | 8 h 04 min | +0 h 04 min |
| Viernes | 8:00 | — | — | 15:00 | 7 h 00 min | −1 h (salida con permiso de médico) |
Con un margen de cortesía de 5 minutos, el software descarta las pequeñas diferencias, anota el retraso del martes, propone 1 h 55 min extra el miércoles para que el responsable las valide y deja justificado el viernes con la incidencia de médico. A fin de mes, la gestoría recibe las horas extra ya totalizadas y el trabajador puede consultar el mismo resumen. Hecho a mano, este cálculo para una plantilla de 30 personas son varias horas cada mes y una fuente segura de errores; más ideas en horas extra: cómo registrarlas sin discusiones.
Cómo implantar el control horario en 6 pasos
- Decida el método según cómo trabaja su plantilla: reloj en cada centro, app para quien está fuera o ambos.
- Consulte a la representación de los trabajadores (o aplique lo que diga su convenio) y deje por escrito cómo se va a registrar la jornada, qué pausas computan y cómo se corrigen los olvidos.
- Si va a usar huella o reconocimiento facial, valore antes la protección de datos o elija tarjeta o PIN. Lo explicamos en ¿es legal fichar con huella o reconocimiento facial?.
- Dé de alta a los empleados y configure calendarios, turnos y horarios en el software.
- Informe a la plantilla: cómo y cuándo fichar, qué incidencias existen y dónde consultar sus registros.
- Revise cada mes las incidencias pendientes y envíe el resumen a la gestoría. Guarde los registros al menos cuatro años.
Errores frecuentes en el control horario
- Registrar solo la entrada, o solo los días con incidencias: la norma pide inicio y fin de cada jornada.
- Hojas firmadas a final de mes con el mismo horario todos los días: es justo lo que menos crédito tiene ante una inspección.
- Corregir fichajes sin dejar rastro de quién y por qué.
- No separar las horas extra ni entregar el resumen al trabajador.
- Olvidar al personal que trabaja fuera: comerciales, técnicos, obra o teletrabajo también deben registrar su jornada.
- Implantar la huella sin analizar la protección de datos, cuando la tarjeta o el PIN habrían bastado.
Control horario por sectores
Cada sector tiene sus particularidades: turnos de 24 horas, personal que cambia de centro, temporadas o trabajos en exterior. Hemos escrito guías específicas para logística y almacenes, hoteles y obra y construcción.
Cómo lo hacemos en Neikom
Desde 2007 instalamos sistemas completos de control horario para pymes y empresas con varios centros:
- Terminales para fichar con tarjeta de proximidad, PIN, huella o reconocimiento facial, de interior y de exterior. Vea los modelos y cómo elegir en relojes y máquinas de fichar y en terminales biométricos.
- Software gratuito con los relojes para cumplir el registro básico desde el primer día: software de control horario gratis.
- AutoNET 13, nuestro software completo: horarios y turnos rotativos, Portal del empleado con vacaciones y permisos, informes en PDF y Excel para la gestoría, perfiles de usuario y acceso desde el navegador, en su servidor o en el control de presencia en la nube.
- App AutoNET Press V2 para fichar desde el móvil quien trabaja fuera.
Ficha de un horario: horas de entrada y salida, redondeos, pausas y tipos de hora; se configura desde el navegador en Windows, Mac o Linux.
Preguntas frecuentes sobre el control horario
¿El control horario es obligatorio para todas las empresas?
Sí. El registro diario de jornada afecta a todas las empresas y a todos los trabajadores por cuenta ajena, incluidos los de jornada parcial o los que trabajan a distancia, con algunas particularidades en relaciones laborales especiales.
¿Sirve una hoja de Excel o de papel?
La norma no prohíbe ningún soporte, pero el registro debe ser fiable y no manipulable. Una hoja que se rellena a posteriori o que se puede modificar sin dejar rastro es difícil de defender. Un reloj de fichar o una app que guardan la hora en el momento resuelven ese problema.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
¿Hay que fichar las pausas?
Depende de si la pausa computa como tiempo de trabajo efectivo según su convenio o acuerdo. Lo habitual es fichar la pausa de la comida en jornada partida y no las pausas breves que ya se consideran trabajo.
¿Cómo ficha el personal que trabaja fuera o en teletrabajo?
Con una app en el móvil o desde el navegador. En AutoNET 13 esos fichajes se suman a los de los relojes de los centros y aparecen en los mismos informes.
¿Puede el trabajador ver sus propios registros?
Sí, y es recomendable. Con el Portal del empleado de AutoNET 13 cada persona consulta sus fichajes, sus saldos de horas y sus vacaciones.
¿Qué diferencia hay entre control horario y control de presencia?
El control horario compara los fichajes con el horario para calcular horas, retrasos y horas extra; el control de presencia se centra en saber quién está en la empresa en cada momento. Un mismo sistema puede hacer las dos cosas.
También le puede interesar