Sistemas de control de presencia para empresas

Un sistema de control de presencia registra a qué hora entra y sale cada empleado, compara esos fichajes con el horario que le tocaba y le da a la empresa, sin hacer cuentas a mano, las horas trabajadas, los retrasos, las horas extra y las ausencias de cada persona. Es también la forma más sencilla de cumplir el registro diario de jornada que la ley exige a todas las empresas.

En Neikom instalamos controles de presencia completos: el terminal donde ficha la plantilla (tarjeta, PIN, huella o reconocimiento facial), la app para quien trabaja fuera y el software AutoNET 13, que convierte los fichajes en partes de presencia e informes listos para la gestoría. Lo hacemos para pymes y para empresas con varios centros, en la nube o en su propio servidor.

Panel de AutoNET 13: horas trabajadas, horas extra e incidencias del mes de un vistazo.

Qué es un control de presencia y para qué sirve

El control de presencia (también llamado control de asistencia o control presencial) es el conjunto de terminal y software que deja constancia de la jornada real de cada trabajador. Bien implantado, sirve para mucho más que «fichar»:

• Cumplir el registro de jornada: inicio y fin de cada día de cada trabajador, conservado y disponible para la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
• Pagar bien las horas: las horas extra, los pluses de noche o de festivo y los descuentos por ausencias salen calculados, sin discusiones ni hojas de cálculo.
• Controlar el absentismo: retrasos, salidas anticipadas y ausencias sin justificar aparecen solos, por empleado, por departamento o por centro.
• Organizar turnos y vacaciones: horarios partidos, de noche o rotativos, calendarios por centro y solicitudes de vacaciones desde el Portal del empleado.
• Saber quién está trabajando ahora, algo especialmente útil con varios centros, en planta o en caso de evacuación.

Cómo funciona un sistema de control de presencia

1. El empleado ficha al entrar y al salir en el terminal de la empresa, o desde el móvil si trabaja fuera. Si sale al médico o a desayunar, ficha la salida con su incidencia.
2. El fichaje llega al software: los terminales lo envían por la red a AutoNET 13 y, si la conexión se corta, lo guardan en memoria y lo mandan cuando vuelve.
3. AutoNET 13 lo compara con el horario que le correspondía ese día (continuo, partido, de noche, flexible o por turnos) y aplica las reglas de su empresa: márgenes de cortesía, redondeos, límites de las incidencias.
4. Recursos humanos lo consulta en el navegador: partes de presencia, horas del mes, ausencias, permisos pendientes e informes en PDF o en Excel.

Partes de presencia: cada entrada y salida de cada empleado, con filtros por fechas, departamento o incidencia.

Formas de fichar: tarjeta, PIN, huella, reconocimiento facial y móvil

No hay una tecnología mejor para todas las empresas: depende de cuántas personas fichan a la vez, del entorno (oficina, nave, exterior) y de la protección de datos. Esta tabla resume lo que recomendamos en cada caso:

Antes de elegir huella o rostro, lea ¿es legal fichar con huella o reconocimiento facial? y, si prefiere evitar la biometría, las alternativas para fichar sin datos biométricos. Muchas empresas combinan varias: tarjeta para la mayoría y app para quien trabaja fuera.

Nuestros terminales para el control de presencia

Todos se conectan por red a AutoNET 13 y guardan los fichajes en memoria. Algunos ejemplos de la gama:

• NKT9: huella, PIN y tarjeta de proximidad opcional; 3.000 huellas ampliables a 10.000 y 200.000 marcajes en memoria.
• NKT10: reconocimiento facial en menos de 0,8 segundos con pantalla táctil de 4 pulgadas.
• NKT13 Lite y PRO: reconocimiento facial dinámico hasta 2 metros con detección de rostro vivo; la versión PRO, para interior y exterior.
• App AutoNET Press V2 para iPhone y iPad: entrada, salida, salida con incidencia, ubicación opcional y consulta de los propios marcajes.

Más modelos y comparativa en máquinas y relojes de fichar y terminales biométricos.

Terminales biométricos

Terminales por tarjeta

Terminales Suprema

El software de control de presencia: AutoNET 13

El terminal recoge el fichaje; lo que ahorra tiempo de verdad es el software. AutoNET 13 es la nueva generación de nuestro programa de control horario y de presencia, y se usa desde el navegador en Windows, Mac, Linux, tableta o móvil:

• Horarios de cualquier tipo: continuos, partidos, nocturnos que cruzan la medianoche, flexibles y turnos rotativos, con calendarios de festivos por centro.
• Incidencias configurables (médico, asuntos propios, formación, desayuno…) con límite de minutos y su efecto en el cómputo de horas.
• Portal del empleado: cada trabajador consulta sus fichajes y pide vacaciones o permisos, y su responsable los aprueba.
• Informes listos para la gestoría: presencia día a día, horas por tipo, diferencial frente al horario y al convenio, absentismo, retrasos y pluses, en PDF o en Excel, en base 100 o en base 60.
• Registro a prueba de inspección: historial de cada cambio en los fichajes (quién, cuándo y el valor anterior) y función para comprobar que el registro no se ha manipulado.
• Seguridad: verificación en dos pasos, permisos por usuario (un encargado solo ve su departamento) y conexión cifrada.

Informe por empleado: los marcajes de cada día frente al horario teórico.

AutoNET 13 se licencia por empleados activos: hasta 20 (Base), hasta 40 (Estándar) o sin límite (Completa).

Ejemplo: lo que cuesta repasar la presencia a mano

Pongamos una empresa de 35 empleados que ficha entrada y salida, con 21 días laborables al mes. Son 35 × 2 × 21 = 1.470 fichajes al mes. Si alguien los repasa a mano a partir de una hoja de firmas o de un listado del reloj, a unos 30 segundos por fichaje (leerlo, compararlo con el horario, apuntar el retraso o la hora extra), dedica más de 12 horas al mes solo a eso, y con el riesgo de errores en la nómina.

Con un sistema de control de presencia, ese cálculo lo hace el software. La persona de recursos humanos solo revisa las excepciones: si un 5 % de los fichajes tiene alguna incidencia, son unos 74 casos, que se resuelven en menos de una hora al mes. El resto del tiempo se dedica a lo que de verdad necesita una persona.

El informe de presencia se abre en el navegador desde Windows, Mac o Linux y se descarga en PDF o se exporta a Excel.

En la nube o en su servidor

AutoNET 13 funciona igual de las dos formas. En la nube, Neikom aloja el programa en un servidor dedicado a su empresa, hace las copias de seguridad diarias y lo mantiene actualizado: usted solo entra con su usuario. En su servidor, su departamento de informática lo instala y lo mantiene, y los puestos lo usan desde el navegador. Todos los detalles y una comparativa en control de presencia en la nube.

Control de presencia y control de accesos en un solo sistema

Muchas empresas necesitan, además de saber cuántas horas trabaja cada persona, decidir quién puede entrar en cada puerta y a qué hora. Con AutoNET 13 la misma tarjeta sirve para fichar y para abrir: los empleados, las visitas y las contratas se gestionan en un único programa, y el panel muestra en todo momento quién está dentro. Si está pensando en instalar un sistema de control de acceso y presencia, vea sistemas de control de accesos para empresas.

AutoNET 13 en vídeo

En esta demostración puede ver el programa funcionando: el panel de inicio, los fichajes de los empleados, los horarios y los informes de presencia.

Pulse la imagen para ver la demostración de AutoNET 13 en YouTube.

Cómo implantamos un control de presencia

1. Estudio de su caso: cuántos empleados, cuántos centros y puertas, qué horarios y turnos tienen y quién trabaja fuera.
2. Elección de terminales y modalidad: tarjeta, huella, facial o móvil; en la nube o en su servidor.
3. Puesta en marcha del software: alta de empleados, horarios, calendarios, incidencias y usuarios con sus permisos.
4. Instalación de los terminales y prueba de fichajes reales con la plantilla.
5. Formación a las personas que gestionan la presencia y soporte técnico posterior.

Lo que exige la ley: el registro de jornada

Desde el Real Decreto-ley 8/2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a registrar cada día el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador, a conservar esos registros durante cuatro años y a tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. La forma de organizarlo se acuerda en la negociación colectiva o, en su defecto, la decide la empresa consultando a los representantes. Hay colectivos con reglas propias (alta dirección, relaciones laborales especiales, algunos transportes), por lo que conviene revisar su caso concreto con la fuente oficial o con su asesoría.

Un control de presencia resuelve las tres obligaciones: el registro es automático, se conserva y se imprime en cualquier momento. Más detalle en registro de jornada: qué obliga a su empresa y en qué revisa la Inspección de Trabajo.

Preguntas frecuentes sobre el control de presencia

¿Cuánto cuesta un sistema de control de presencia?

Depende del número de empleados, de los terminales (no cuesta lo mismo una lectora de tarjetas que un terminal facial para exterior) y de si el software va en la nube o en su servidor. Le preparamos una propuesta sin compromiso con lo que su empresa necesita de verdad.

¿Es obligatorio tener un control de presencia?

Es obligatorio registrar la jornada de cada trabajador. La ley no impone un sistema concreto, pero un control de presencia es la forma más fiable de hacerlo y de demostrarlo ante una inspección.

¿Puedo controlar la presencia de empleados en varios centros?

Sí. Los terminales de cada centro envían los fichajes al mismo AutoNET 13 y los informes salen juntos o por centro, con calendarios de festivos diferentes en cada uno.

¿Qué pasa si se cae internet o la red?

Los terminales guardan los fichajes en su memoria y los envían al recuperar la conexión, con su hora real. No se pierde ningún marcaje.

¿Pueden fichar los empleados desde el móvil?

Sí, con la app AutoNET Press V2 para iPhone y iPad, que registra entrada, salida e incidencias en el mismo sistema que los terminales.

¿Hay una opción gratuita?

Para empresas pequeñas que solo necesitan cumplir el registro de jornada tenemos un software de control de presencia gratis. Y si busca terminal y software juntos, consulte nuestra oferta de control de presencia.

Descargue aquí el folleto en PDF de AutoNET 13